在一片文件的汪洋中，少数文档形成了关键的枢纽，每件项目管理的工作都围绕着它们运转。它们是经理们的主要个人工具。

计算机产品的文档

目标 ：定义待满足的目标和需要，定义迫切需要的资源、约束和优先级。

技术说明 ：计算机手册和性能规格说明。它是在计划新产品时第一个产生，并且最后完成的文档

进度、时间表

预算 ：预算不仅仅是约束。对管理人员来说，它还是最有用的文档之一。预算的存在会迫使技术决策的制订，否则，技术决策很容易被忽略。更重要的是，它促使和澄清了策略上的一些决定。

组织机构图

工作空间的分配

报价、预测、价格： 这三个因素互相牵制，决定了项目的成败。

大学科系的文档

  除了目的和活动上的巨大差异，数量类似、内容相近的各类文档形成了大学系主任的主要资料集合。校长、教师会议或系主任的每一个决定几乎都是一个技术说明，或者是对这些文档的变更

目标
课程描述
学位要求
研究报告（申请基金时，还要求计划）
课程表和课程的安排
预算
教室分配
教师和研究生助手的分配

软件项目的文档

时间：进度表
资金：预算
地点：工作空间分配
人员：组织图

为什么要有正式的文档？

  首先，书面记录决策是必要的。只有记录下来，分歧才会明朗，矛盾才会突出。书写这项活动需要上百次的细小决定，正是由于它们的存在，人们才能从令人迷惑的现象中得到清晰、确定的策略

  第二，文档能够作为同其他人的沟通渠道。项目经理常常会不断发现，许多理应被普遍认同的策略，完全不为团队的一些成员所知。正因为项目经理的基本职责是使每个人都向着相同的方向前进，所以他的主要工作是沟通，而不是做出决定。这些文档能极大地减轻他的负担。

  最后，项目经理的文档可以作为数据基础和检查列表。通过周期性的回顾，他能清楚项目所处的状态，以及哪些需要重点进行更改和调整。