| 工作方式 | 时间的百分比 |
|---|---|
| 单独工作 | 30% |
| 与另外一个人一起工作 | 50% |
| 与两个或两个以上人的一起工作 | 20% |
从噪音的角度考虑,这张表的意义非常明显:30%的时间,人们是噪音的感受者,其余的时间,他们是噪音的制造者。因为工作空间是一个混合场所,人们在这里单独工作,或者和大家一起工作,所以有工作方式的冲突。那些喜欢单独工作的人尤其不适应这种冲突。虽然他们在一个特定的时间代表少数人,但是忽视他们是一个错误,因为在他们单独的工作期间他们确实在工作,而其他的时间都用于辅助的活动、休息和聊天了。
顺流
在一心一意动脑筋工作的时候,人们在意识上处于一种心理学家称为顺流(Flow)的状态。顺流是一种陷入沉思的状态。在这种状态下,有一种精神欢快的轻松意识,一种大部分情况下都感觉不到时间在流逝的意识:“我开始工作。我抬头看,已经过了 3 个小时。”没有意识去努力,而工作进行得很顺利。你经常处于这种状态,因此我们不必向你加以描述。
不是所有的工作角色都需要达到一种顺流状态才能具有生产力,但是对于一个涉及策划、设计、开发、写作或类似工作的人而言,顺流是必不可少的。这些是需要高度集中精力的工作。只有当你处于顺流状态下,工作才能顺利进行。
不幸的是,你不能像打开开关那样打开顺流。它需要慢慢地进入主题,在进入状态前需要十五分钟或更多的时间去集中精力。在这个沉思过程中,你对噪音或打断工作特别敏感。在一个受干扰的环境里,人们很难或不可能达到顺流状态。
哪怕顺流状态被锁定了,这个状态也可能因为你而被打断(例如你的电话)或被连续不断的噪声打断(“注意!呼叫保罗•波丘拉克。请保罗•波丘拉克回电话……”。每次被打断,你需要再一次沉思的时间回到以前的思路上去。而在这个沉思的过程中,实际上你什么也做不了。
无止境地被打断
如果平均 5 分钟有电话打入,而你陷入沉思的阶段是 15 分钟,那么投入顺流状态的时间(工作时间)总共需要 20 分钟。多接几个电话,半天就没有了。于是可以肯定,“你从未在上午 9 点至下午 5 点之间完成什么事情。
与有效时间的浪费同样重要的是伴随而来的挫折感。不断尝试想进入顺流状态,却常常被打断的人是个不快乐的人,他急于从挫折中恢复过来以便意识到他周围的环境。与渴望的沉思相反,他被不停地引导到现代办公室试图强加于他的混杂多变的指令中。将你自己置身于填写以下编码战争游戏时间表的参赛者的位置
一些像(上文提及的)那样的日子,所有人都在准备找一个新工作。如果你是一名经理,或许不会对没有进入顺流状态而受挫折表示同情。总之,你自己所做的工作大部分是受打扰的工作---那是管理工作---但是为你工作的人需要进入顺流状态。任何让他们不能进入顺流状态的事都会减少他们的工作效率和他们对工作的满意程度。这也会增加完成工作的成本。
在顺流状态下的时间计算
顺流和陷入深思的现象给了我们一个更现实的、确定时间如何运用于开发任务的方法。重要的不是你出勤的时间数量,而是你正在发挥所有的潜力在工作上的时间数量。顺流状态下的一小时能真正地完成一些事情,但是夹在十次打断工作中间的十段 6 分钟的工作时段却不能完成任何事情。一个顺流的计时系统的机制并不是很复杂。与上下班签到的时间相反,人们记录的应是没有打断的时间。人们必须确保,如果他们每周只能控制一个或两个小时的不被打断的时间,
这不是他们的错误,而是公司的错误,因为它不能提供有助于顺流的环境。当然,这个数据可能不记入薪资部门。但是你仍然需要保留一些体力出勤的时间,用来计算工资。一个记录顺流的时间,而不是体力出勤时间的任务计算方案,会给你带来两个巨大的好处:第一,它可以将员工的注意力集中在重要的顺流的时间。如果他们了解每个工作日是希望给他们提供至少两个小时或 3 个小时不受打扰的时间,他们会采取措施保护这几个小时,由此产生的免受打扰的意识有助于保护他们免受同事的偶然打扰。第二,它创造了一个记录,表示有意义的时间如何应用于工作。如果规定一个产品需要处于顺流状态下的 3 000 小时来完成,而你有正当的理由相信,如果已经记录了 2 000 小时的处于顺流状态的时间,那么已经完成工作的 2/3,用体力出勤时间来做那种分析是十分愚蠢和危险的
E-因子
如果你接受这样一个想法:一个好的环境应该给员工提供处于顺流状态的工作可能性,那么收集不被打扰的时间数据,可以给你一些重要公式,来验证工作环境是好还是不好。无论何时只要不被打扰的时间在总时间上占很高的比例,大约 40%,环境就允许人们在他们需要时进入顺流的状态。越低的数字表示所受挫折和效力的降低。我们把这个公式称为环境因子或 E-因子:
E-因子=不被打扰的时间/体力出勤的时间
E-因子会危害现状。(或许你最好还没有开始收集那个数据。)如果你报告在一个敏感场所的数据是 0.38,而在一个减少成本场所的数据是 0.10,人们很可能得出那样的结论:成本的减少并不重要。但是在 0.10 的空间的员工必须用 3.8 的体力出勤的时间完成一个像在 0.38的场所的员工一样的规定工作,这就是说在成本减少的空间工作,可能会导致绩效的惩罚远远大于空间的节省。很明显,必须抑制诸如此类的异端推理,否则我们会危害所有那些通过紧缩员工工作空间而得到的可观“节省”。在其他人看到这本书之前烧毁它。
印花大手帕的一个场所
当然,肯定总会有一些怪人竖起“请勿打扰”的告示牌。但同事的压力使得我们大多数人很难向别人表示打扰是不受欢迎的,哪怕是打扰一天时间的一部分。强调 E-因子有助于改变公司的文化,并且使人接受“避免打扰”的观念。
在贝尔试验室和一个典型的现代办公室之间的不同之处是,在那些安静的办公室里,一个人至少可以选择考虑工作。在我们当今遇到的大多数办公室空间,有太多的噪音和打扰,使得认真思考成为不可能发生的事情。遗憾的事情还有:你的人每天早上带着脑子来上班。只要工作场所有一点安宁和平静,他们就可以全身心地为你投入工作,而不会增加你的任何成本.
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